Tổng quan chung về phần mềm bán hàng (quản lý)

Tổng quan chung về phần mềm bán hàng (quản lý)

Với sự phát triển tốc độ các ứng dụng phần mềm trong lĩnh vực điện tử tin học thì những phần mềm quản lý đã được áp dụng rộng khắp trong tất cả các ngành nghề từ y tế, giáo dục, giao thông, ngân hàng đến kinh doanh và phổ biến nhất là phần mềm quản lý bán hàng… Gần như bất cứ ngành nghề công việc buôn bán nào đều có sự xuất hiện của phần mềm quản lý bán hàng phù hợp. Đây chính là một bước tiến quan trọng đánh dấu sự phát triển theo hướng hiện đại hóa ở nước ta.

Tuy nhiên không phải ai cũng có kinh nghiệm đúng để mua được phần mềm quản lý bán hàng sẽ phù hợp với mình. Lựa chọn đúng một phần mềm quản lý bán hàng là yếu tố rất cần thiết bởi phần mềm sẽ quyết định đến hiệu quả công việc kinh doanh của người dùng. Mặc dù là một phần mềm nhỏ nhưng lại có tác dụng điều hành mọi hoạt động của hệ thống bán hàng.

Vậy làm sao để lựa chọn dễ dàng phần mềm quản lý bán hàng? Rất đơn giản. Khách hàng hãy dựa vào những tiêu chí lựa chọn dưới đây để có được kết quả tốt bởi những tiêu chí này chính là những kinh nghiệm thực tế đã được tổng hợp lại một cách đầy đủ.

Các tiêu chí lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng sao cho hợp lý

Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng theo loại hình kinh doanh

Mỗi một hoạt động kinh doanh đều có những tính chất công việc cũng như trình tự hoạt động, nghiệp vụ quản lý khác nhau. Căn cứ vào loại hình buôn bán của mình để có thể lựa chọn phần mềm quản lý được thiết kế với những tính năng tương ứng. Ví dụ như phần mềm quản lý siêu thị không thể áp dụng cho quán karaoke mà đây là phần mềm thiết kế riêng biệt phù hợp với mô hình hoạt động của siêu thị.

Bên cạnh đó đa phần các phần mềm đều được thiết kế theo một mức tiêu chuẩn chung nhất về từng loại hình kinh doanh chứ không thể sát sao cho từng cửa hàng. Chính vì vậy khách hàng cần chú ý xem phần mềm này có thể tùy biến sao cho phù hợp với hoạt động kinh doanh của mình hay không nhé. Ví dụ như cần để ý tới các chức năng quản lý kho, phân loại hàng hóa, bán hàng, lấy hàng, thanh toán rồi báo cáo, thống kê, tổng hợp… Đây đều là những chức năng cần thiết sẽ hỗ trợ cho việc quản lý bán hàng một cách đầy đủ.

Khi bắt đầu chọn lựa phần mềm khách hàng cần đặt ra những yêu cầu và mong muốn quản lý để có thể được tư vấn những phần mềm sẽ đáp ứng được yêu cầu thực tế đó. Từ đó mới có thể phát huy được hiệu quả của phần mềm một cách tối đa. Đồng thời giúp cho việc quản lý sẽ trở nên dễ dàng hơn.

Phần mềm quản lý bán hàng cần phải dễ dàng sử dụng

Đa phần những người bán hàng đều là những người ít am hiểu nhiều về máy tính nên sử dụng một phần mềm sẽ khiến họ bỡ ngỡ và gặp nhiều khó khăn nếu chương trình quá phức tạp. Mặt khác nếu phần mềm bán hàng khó sử dụng sẽ khiến nhân viên bán hàng không tránh khỏi những rắc rối hay nhầm lẫn khi thao tác trên máy, nhẹ thì làm khách hàng chờ đợi lâu tạo các giác khó chịu, nặng hơn thì thao tác sai làm thất thoát tài chính của cửa hàng. Chính vì thế người quản lý cần chú ý chọn loại phần mềm có thiết kế giao diện thân thiện và dễ dàng sử dụng cùng các thao tác càng đơn giản càng tốt. Với một phần mềm dễ dùng sẽ giúp sẽ giúp cho nhân viên quen việc nhanh hơn, giảm chi phí đào tạo công việc từ đó nâng cao năng suất và hiệu quả công việc hơn.

Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng theo túi tiền

Có rất nhiều gói phần mềm quản lý khác nhau từ cơ bản đến nâng cao mà mức giá của nó cũng chênh lệch nhau khá nhiều. Cùng với đó có rất nhiều các nhà cung cấp phần mềm quản lý bán hàng khác nhau và mức giá họ đưa ra cũng không giống nhau. Nên khách hàng nếu biết cách thì hoàn toàn có thể chọn được một phần mềm quản lý tốt với mức giá rẻ. Việc đầu tiên cần làm là trước khi xác định chọn mua gói phần mềm quản lý nào thì khách hàng nên có kế hoạch mua hàng với chi phí đầu tư bao nhiêu để có thể lọc ra được những sản phẩm phần mềm phù hợp một cách nhanh chóng. Hoặc người mua cũng cần chú ý tới hướng phát triển của hệ thống bán hàng để có thể chọn được phần mềm quản lý sử dụng được trong hoạt động kinh doanh hiện tại và tương lai. Tránh trường hợp quy mô lớn hơn lại phải thêm tiền để mua phần mềm quản lý bán hàng mới.

Bên cạnh đó một phần mềm quản lý bán hàng có giá thành cao chưa chắc có thể đáp ứng được đầy đủ nhu cầu kinh doanh của cửa hàng. Mặt khác nếu đầu tư ngay lập tức một phần mềm với mức phí cao chót vót khi mà khách hàng chưa chắc chắn về những tiện ích của phần mềm quản lý mang lại là một sự lãng phí, bởi khi mới kinh doanh luôn có nhiều vấn đề cần thiết và phát sinh mà doanh nghiệp phải chi trả. Chọn mua phần mềm quản lý bán hàng với mức giá  hợp lý chắc sẽ giúp doanh nghiệp tiết kiệm được một khoản không nhỏ.

Lựa chọn phần mềm quản lý bán hàng với chất lượng dịch vụ của nhà cung cấp

Khi mua một phần mềm quản lý thì luôn cần sự hướng dẫn hỗ trợ của các nhân viên kỹ thuật. Thông thường phần mềm sẽ được nhân viên của đại lý phân phối hay nhà cung cấp cài đặt và hướng dẫn khách hàng sử dụng. Nhưng không phải bàn giao phần mềm xong rồi thôi, bên nhà cung cấp phần mềm cần có những chính sách hỗ trợ người dùng sử dụng dễ dàng và thuận tiện. Khi khách hàng gặp khó khăn cần hỗ trợ ngay lập tức trong thời gian ngắn nhất. Vấn đề ở đây là chất lượng dịch vụ chăm sóc khách hàng sau khi mua hàng là một yếu tố quan trọng ảnh hưởng không nhỏ đến lợi ích của người sử dụng.

Khách hàng có thể tham khảo một số phần mềm bán hàng đang được nhiều khách hàng tin dùng tại Hệ thống tính tiền chippos:

Phần mềm quản lý siêu thị điện máy: Phần mềm có mức giá rẻ nhưng lại giúp chủ cửa hàng điện máy thực hiện được nhiều công việc hơn chỉ với những thao tác rất đơn giản. Phần mềm giúp quản lý kho hàng, quản lý bán hàng, quản lý nhân viên, thống kê báo cáo một cách chính xác. Phần mềm còn giúp đánh giá mặt hàng bán chạy và hàng tồn kho để doanh nghiệp có hướng phát triển kịp thời hơn mang lại kết quả kinh doanh hiệu quả. Đặc biệt người quản lý có thể theo dõi sát sao hay đối soát hoạt động kinh doanh bất kỳ thời điểm nào và bất kỳ nơi đâu mà không cần đến trực tiếp cửa hàng.

Phần mềm quản lý nhà hàng: Nhà hàng gồm nhiều món ăn và thực đơn khác nhau cùng số lượng nhân viên lớn. Khi sử dụng phần mềm quản lý nhà hàng thì tất cả các công việc quản lý đã được tối giản hơn rất nhiều bằng vài cái kích chuột. Khi tạo thực đơn cho khách sẽ trở nên nhanh chóng và có thể thanh toán ngay lập tức mà không lo nhầm lẫn. Thông tin bán hàng luôn được cập nhật, lưu giữ lại trong hệ thống và có thể xuất ra đối chiếu thông tin khi cần. Đây chính là giải pháp thiết thực giúp nhà hàng quản lý hoạt động kinh doanh của mình một cách hiệu quả.

Phần mềm quản lý tiệm tạp hóa: Tiệm tạp hóa luôn có quá nhiều mặt hàng nhỏ lẻ nên việc quản lý và ghi nhớ đơn giá của từng mặt hàng sẽ là vấn đề khó khăn. Tuy nhiên khi sử dụng phần mềm quản lý tiệm tạp hóa thì chủ cửa hàng sẽ không phải mất nhiều thời gian tính toán, thống kê, báo cáo và ghi nhớ giá cả nữa. Tất cả đều được thực hiện chính xác trong phần mềm quản lý bán hàng. Đồng thời việc thanh toán sẽ nhanh hơn giúp chủ cửa hàng không phải thuê nhiều nhân viên để làm việc. Đây là một giải pháp quản lý giá rẻ mà mang lại hiệu quả kinh tế to lớn cho người dùng.

Hướng dẫn sử dụng phần mềm quản lý bán hàng

Bước 1: Cài đặt phần mềm vào máy tính, máy bán hàng hoặc smartphone.

Bước 2: Khởi động phần mềm quản lý bán hàng lên. Một số phần mềm yêu cầu đăng nhập bằng tài khoản.

Bước 3: Sau khi khởi động phần mềm và đăng nhập vào hệ thống quản lý người dùng có thể chọn lựa các chức năng mong muốn trong hệ thống ( theo phân quyền được quy định sẵn, người quản lý có thể cấp phần quyền cho các nhân viên của mình để có thể can thiệp vào chức năng liên quan đến công việc của họ). Ví dụ như nhân viên bán hàng có thể nhập thêm thông tin vào mục bán hàng.

Để hiểu rõ cách sử dụng phần mềm quản lý bán hàng người dùng cần hiểu về các chức năng cơ bản của phần mềm.

Thông thường một phần mềm quản lý bán hàng cơ bản thường có những chức thanh menu như sau:

Đầu tiên là menu Hệ Thống gồm:

Kết thúc: Là thao tác đóng phần mềm lại

Đăng xuất: Xuất ra khỏi hệ thống phần mềm theo tên đăng nhập. Khi muốn vào hệ thống người dùng cần đăng nhập lại với tên đăng nhập và mật khẩu phù hợp.

Thông tin: Các thông tin của phần mềm và thông tin của đơn vị sử dụng phần mềm.

Vai trò quyền hạn: Hiển thị phân quyền đã được cấp cho tài khoản hiện tại.

Người dùng: Thông tin người dùng hiện tại.

Đổi mật khẩu: Tạo mới hoặc thay đổi mật khẩu cũ của người dùng hiện tại đang đăng nhập.

Nhật ký hệ thống: Lịch sử trạng thái hoạt động của người dùng theo mốc thời gian cụ thể.

Sao lưu: Các dữ liệu được sao lưu dự phòng.

Phục hồi: Khôi phục lại dữ liệu đã sao lưu.

Menu Danh Mục thường gồm:

Nhà cung cấp: Là quản lý thông tin nhà phân phối hàng hóa.

Khách hàng: Là quản lý các thông tin khách mua hàng.

Bộ phận: Thiết lập các thông tin về mô hình nhân sự của công ty.

Nhân viên: Quản lý thông tin nhân viên.

Kho: Các thông tin liên quan đến kho hàng.

Đơn vị tính: Thiết lập đơn vị cho từng loại hàng hóa.

Hàng hóa: Thêm sửa xóa và cập nhật các thông tin của các loại hàng hóa được bày bán. Trong này thường phải cập nhật các thông tin chi tiết cũng như thông số của các loại hàng hóa. Đây sẽ là cơ sở để lấy thông tin khi xuất hóa đơn.

Nhóm hàng: Tạo sửa xóa các nhóm hàng theo danh mục hàng hóa.

Menu chức năng gồm các thông tin:

Bán hàng:Thực hiện công việc bán hàng. Hàng hóa sẽ được xuất thông tin từ trong kho ra.

Mua hàng: Cập nhật thêm hàng hóa vào trong kho.

Hàng tồn kho: Thông tin của hàng chưa bán hết còn tồn lại trong kho.

Báo cáo: Tổng hợp thông tin hàng tồn kho, hàng bán được để báo cáo kết quả theo ngày, theo tuần, theo tháng hay theo quý.

Kiểm kê: Kiểm kê hàng hóa đã xuất.

Quản lý chứng từ: Tổng hợp thông tin nhập hàng hóa, các thông tin xuất hóa đơn thành tiền của hàng bán.

Lịch sử hàng hóa: Hiển thị lịch sử bán hàng dựa theo mốc thời gian cụ thể.

Một vài lưu ý bảo quản phần mềm quản lý bán hàng đúng cách:

Phần mềm quản lý bán hàng là một chương trình quản lý trên thiết bị điện tử như máy tính. Do đó cần phải sử dụng an toàn để bảo vệ thông tin dữ liệu một cách tốt.

Nên sử dụng phần mềm diệt virus để ngăn chặn sự xâm nhập của các tác nhân gây hại.

Đặt mật khẩu bảo vệ và giữ gìn không cho kẻ xấu biết được nhằm phá hoại chương trình.

Đề phòng các đường link lạ hay các tin nhắn không rõ nguồn gốc vì có thể đây là những link xấu bị nhiễm mã độc.

Không vào những website không an toàn vì dễ bị nhiễm virus đánh cắp thông tin.

Nếu gặp vấn đề về chương trình cần liên hệ với đơn vị phân phối sản phẩm để được hỗ trợ sửa chữa phần mềm quản lý bán hàng một cách tốt nhất. Không nên tự ý sửa khi không có am hiểu gì về phần mềm.

Sử dụng phần mềm quản lý bán hàng chính là một giải pháp hiện đại mang lại hiệu quả công việc cao trong kinh doanh. Giúp doanh nghiệp có hoạt động chuyên nghiệp hơn, hiệu quả công việc cao hơn và mang lại nhiều lợi ích kinh tế hơn. Với những thông tin chia sẻ trên đây, hy vọng sẽ giúp khách hàng hiểu hơn và có những kinh nghiệm cần thiết về phần mềm quản lý bán hàng.

Loading Facebook Comments ...